Hantera felanmälan från hyresgäster

Simon

Felanmälan i TenFAST är en funktion som låter hyresgäster skapa och rapportera fel och problem till fastighetsägaren eller fastighetsförvaltaren. Genom funktionen kan fastighetsägaren hantera och prioritera felanmälningar, lägga till ansvariga för olika kategorier och se status på felanmälningar i realtid. Hyresgäster kan också följa upp och få uppdateringar om sina felanmälningar direkt i Hyresgästportalen.

Ansvariga

I Felanmälan-funktionen i TenFAST kan man tilldela en ansvariga för att hantera problem eller fel som rapporteras. De ansvariga kan vara interna resurser, till exempel fastighetstekniker eller vaktmästare, eller externa entreprenörer som elektriker eller rörmokare.

För att skapa en ansvarig i TenFAST, följ stegen nedan:

  1. Klicka på menyn "Felanmälan" i huvudmenyn.
  2. Klicka på knappen "Ansvariga" längst upp i fönstret.
  3. Klicka på knappen "Ny ansvarig" längst upp till höger.
  4. Fyll i namn och e-postadress för den nya ansvarige.
  5. Klicka på "Spara" längst ner till höger.

Nu har du skapat en ny ansvarig i TenFAST. Du kan nu lägga till denna ansvarige till olika fastigheter eller kategorier.

Kategorier

I TenFAST kan du använda kategorier för att organisera och strukturera dina felanmälningar. Kategorier kan till exempel vara olika typer av problem eller reparationer, såsom "El", "Värme" eller "Vattenläckage".

När du skapar en felanmälan i TenFAST väljer du vilken kategori problemet tillhör. Om du har skapat ansvariga för kategorierna, kommer felanmälan automatiskt att tilldelas den ansvarige för den aktuella kategorin. Om det inte finns någon ansvarig för kategorin, kommer felanmälan att tilldelas fastighetens standardansvarig eller kategorins standardansvarig, om sådana är definierade.

Genom att använda kategorier kan du enkelt filtrera och sortera dina felanmälningar för att se vilka problem som är mest vanliga, vilka som har högst prioritet eller vilka som har tilldelats en specifik ansvarig.

För att skapa en kategori, följ stegen nedan:

  1. Gå till menyn "Felanmälan".
  2. Klicka på knappen där det står "Kategori".
  3. Om du inte har några kategorier skapade tidigare så föreslår TenFAST några användbara kategorier. Bocka i vilka du vill skapa och klicka på knappen "Skapa kategorierna".
  4. Vill du skapa en egen kategori klickar du på "Skapa ny kategori".
  5. Skriv in namnet och beskrivning på kategorin i fältet som dyker upp.
  6. Du kan även lägga till en ansvarig för kategorin om du vill.
  7. Klicka på "Skapa".

Kategorin är nu skapad och du kan välja den när du skapar eller redigerar en felanmälan.

Åtgärdsportalen

Åtgärdsportalen i TenFAST är ett verktyg som används för att hantera felanmälningar och åtgärder. Genom Åtgärdsportalen kan ansvariga se alla de felanmälningar som har tilldelats dem, och hantera dem på ett strukturerat sätt.

När en ansvarig får en felanmälan tilldelad via e-postmeddelande, kan de enkelt klicka på knappen i meddelandet som öppnar upp Åtgärdsportalen. Där kan de se information om felanmälan, inklusive vem som har gjort felanmälan, adressen och beskrivningen av felet. Ansvariga kan också lägga till kommentarer, planera in åtgärder, ladda upp bilder och dokument, och bocka av åtgärder som är utförda.

Genom Åtgärdsportalen får ansvariga en överblick över alla felanmälningar som har tilldelats dem, vilket underlättar att prioritera och hantera uppgifter mer effektivt.